VADEMECUM del Garante per la protezione dei dati personali

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Oggetto: Tutela dei dati personali di studenti, studentesse e personale – Diffusione Vademecum “La scuola a prova di privacy” e indicazioni operative
È stata pubblicata l’edizione aggiornata 2025 del Vademecum del Garante per la protezione dei dati personali “La scuola a prova di privacy”, allegata alla presente circolare. Il documento offre indicazioni operative sulla corretta gestione dei dati nell’ambiente scolastico, con particolare riguardo all’uso di strumenti digitali e dei canali di comunicazione.
In un contesto in cui lo scambio di informazioni è sempre più rapido, è necessario mantenere alta l’attenzione sulla riservatezza, sulla dignità delle persone e sul rispetto della normativa vigente.
1. Si ricorda che:
• i dati relativi a studenti e studentesse (situazione economica, condizioni di salute, fragilità personali, ecc.) vanno trattati solo per finalità istituzionali, in modo pertinente e non eccedente, nel rispetto dei principi di necessità e minimizzazione;
• non è consentita la diffusione di informazioni che rendano identificabili studenti e studentesse in situazioni delicate, né attraverso comunicazioni formali, né tramite chat, mailing list o gruppi;
• i dati del personale scolastico (adesione o meno a iniziative interne, situazioni personali, ecc.) devono essere trattati con riservatezza, evitando che siano conosciuti da soggetti non coinvolti per ragioni di servizio.
2. L’Istituto utilizza canali ufficiali (sito web, registro elettronico, canali istituzionali su piattaforme digitali) per la pubblicazione di circolari e comunicazioni formali. Restano invece non istituzionali le chat di classe, i gruppi tra docenti e i gruppi misti creati spontaneamente su piattaforme di messaggistica (WhatsApp, Telegram, ecc.), che non possono sostituire i canali formali. Pertanto:
• tali gruppi informali, se utilizzati, possono servire solo per comunicazioni organizzative, e non devono veicolare dati personali “sensibili” o informazioni che possano ledere la dignità di studenti, studentesse o lavoratori/trici;
• va evitata in particolare l’indicazione di nominativi di studenti e studentesse associati a difficoltà economiche, problemi di salute, fragilità familiari o personali, anche quando l’intento sia solidaristico;
• vanno evitati elenchi o messaggi in cui si indichino nominativamente colleghe e colleghi che aderiscono (o non aderiscono) a iniziative interne (ad esempio raccolte di contributi), poiché si tratta di informazioni personali che non è necessario né opportuno condividere in gruppi informali.
3. La scuola promuove e valorizza la solidarietà e l’attenzione alle situazioni di fragilità degli studenti e delle studentesse, anche economiche, che devono tuttavia essere gestite nel pieno rispetto della privacy e della dignità delle persone. In particolare:
• eventuali iniziative di sostegno o raccolte fondi tra il personale adulto dovranno essere organizzate evitando in ogni caso di rendere identificabili gli studenti e le studentesse interessati/e (niente nomi, classi o altri elementi che consentano di riconoscerli/e) e nel rispetto della libertà di ciascun lavoratore;
• le comunicazioni relative a situazioni personali di studenti, studentesse o famiglie dovranno transitare, per quanto possibile, attraverso referenti e strumenti istituzionali (Referenti di Indirizzo, Uffici di segreteria, Dirigente Scolastica), evitando l’utilizzo di chat o canali informali.
4. Il trattamento non corretto di dati personali di studenti, studentesse e personale può comportare responsabilità per l’Istituzione scolastica e per i singoli soggetti coinvolti.
In particolare, la diffusione, anche in contesti informali e tramite canali non istituzionali (chat, gruppi di messaggistica, mailing list, ecc.), di nominativi o informazioni idonee a rendere identificabili persone in situazione di fragilità (economica, sanitaria, familiare o di altra natura) non è conforme ai principi di liceità, correttezza e minimizzazione del trattamento.
Comportamenti di questo tipo, ove accertati, potranno comportare l’attivazione delle procedure previste dall’ordinamento disciplinare e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali, ferma restando ogni ulteriore responsabilità eventualmente configurabile.
Si invita pertanto a valutare sempre, prima di inviare qualsiasi comunicazione, se i dati contenuti siano davvero necessari, pertinenti e trasmessi tramite canali appropriati.
5. In allegato è trasmesso il Vademecum del Garante per la protezione dei dati personali “La scuola a prova di privacy” edizione 2025, che costituisce un importante riferimento operativo per tutte le figure scolastiche.
Si invitano i/le docenti a prenderne visione con cura, prestando attenzione alle sezioni relative a:
• trattamento dei dati di studenti e studentesse;
• comunicazioni scuola–famiglia;
• utilizzo di strumenti digitali e nuove tecnologie;
• pubblicazione di dati e immagini online.
La lettura del documento potrà costituire base per successivi momenti di riflessione sul tema.
Confidando nel consueto senso di responsabilità e nella collaborazione di tutte e tutti, si ringrazia per l’attenzione e per l’impegno a tutelare i diritti e la dignità di studenti, studentesse e lavoratori/trici del nostro Istituto.
La Dirigente Scolastica
Prof.ssa Teresa De Vito

Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del D.Lgs 82/2005 s.m.i.
e norme collegate, il quale sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa